Phần mềm kế toán

Hướng dẫn sử dụng phần I


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

VINASTYLE ACCOUNTING

 

I.      GIỚI THIỆU

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người sử dụng hiểu rõ cách sử dụng, nhập liệu chứng từ trên phần mềm kê toán Vinastyle.Ac

II.   NỘI DUNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VINASTYLE.AC

1)   Đăng nhập phần mềm kế toán Vinastyle.Ac

Khởi động chương trình bằng cách kích kép chuột vào biểu tượng phần mềm kế toán trên màn hình.

(màn hình đăng nhập)

- Tên đăng nhập: ABC (có thể để theo tên của người sử dụng)

- Mật khẩu: hiện tại không có (người dùng có thể tự đặt mật khẩu riêng cho mình)

- Năm làm việc: Năm tài chính hiện tại (hoặc người sử dụng có thể chọn năm tài chính muốn làm việc)

- Tên đơn vị: Tên đơn vị sử dụng phần mềm kế toán (có thể chọn đơn vị cơ sở nếu đơn vị sử dụng có chi nhánh)

2)   Giao diện phần mềm kế toán Vinastyle.Ac

(Giao diện chính)

-          Giao diện phần mềm kế toán vinastyle.Ac được chia làm 6 phân hệ chính:

-          (1) Phân hệ: Menu bao gồm chức năng, hệ thống báo cáo..

-          (2) Phân hệ: Danh mục.

-          (3) Phân hệ: Cập nhật chứng từ kế toán.

-          (4) Phân hệ: Số dư đầu kỳ.

-          (5) Phân hệ: Hệ thống báo cáo.

-          (6) Phân hệ: Thông tin từ nhà sản xuất phần mềm.

2.1.      Phân hệ menu

     Phân hệ menu được đặt phía trên cùng của màn hình, bao gồm thông tin phần mềm, đơn vị sử dụng phần mềm, năm tài chính, đơn vị sử dụng, Hệ thống kế toán…

Khi vào chi tiết trên từng phân hệ của menu thì màn hình hệ thống thì menu sẽ biến mất và sẽ trở lại khi thoát ra khỏi chức năng.

Có thể dùng chuột hoặc bàn phím để điều khiển menu, tưng ứng với các mũi tên lên và xuống, kích chuột trái tưng ứng với phím Enter và phần chọn sẽ có màu xanh.

2.2.       Phân hệ danh mục

Danh mục hệ thống kế toán, khi chọn tưng ứng từng danh mục sẽ vào màn hình danh mục.

-    Cách khai báo một danh mục:

Xây dựng mã danh mục:

+ Nhập các thông tin từ bàn phím, các ký tự hoa hoặc thường.

+ Ma danh mục thường có giới hạn, tối đa 18 ký tự.

+ Không nhập các ký tự có dấu tiếng việt (â, ơ, ă …), các ký tự liên kết (, . - /..), các ký tự làm phép tính (+ - * /)

Xây dựng tên danh mục:

+ Tên danh mục là diễn giải của mã danh mục.

+ Tên danh mục được tự do sử dụng các ký tự trên bàn phím hoặc chèn từ thư viện ảnh.

Các thông tin khác:

+ Các thông tin tra cứu: Tra cứu danh mục khác, nếu gõ sai hoặc không nhớ chính xác danh mục sẽ tự kích hoạt  cho bạn lựa chọn hoặc bổ sung.

Các thông tin dạng này như: Mã nhóm, tài khoản …

Các thôn tin cập nhật từ bàn phím như: ĐVT, Ghi chú …

2.2.1.       Danh mục tài khoản

Trong màn hình hệ thống tài khoản (hệ thống tài khoản được thiết lập theo thông tư mới nhất của bộ tài chính) bao gồm chức năng hướng dẫn và hệ thống trong danh mục.

Chức năng hướng dẫn sử dụng các phím của từng danh mục tài khoản tương ứng trên thanh ngang màu xanh.

                        F3: Sửa danh mục.

                        F4: Thêm mới danh mục.

                        F6: Đổi tài khoản.

                        F8: Xóa tài khoản.

                        Ctrl+F: tìm nhanh.

                        ESC: Quay ra.

Giải thích thông tin:

Chỉ tiêu

Diễn giải

Tài khoản

Số hiệu tài khoản

Tên tài khoản

Tên hiệu tài khoản

Tên tiếng anh

Tên tiếng anh của tài khoản

Loại tài khoản

1- Loại tài khoản chi tiết; 0-Loại tài khoản tổng hợp

Bậc tài khoản

Bậc của tài khoản. Chương trình sẽ tự động đánh số bậc

Mã ngoại tệ

Ngầm định là VND, có thể lựa chọn là USD, EUR …

Tài khoản mẹ

Là TK cấp trên của TK khai báo (Ví dụ: TK khai báo là 1111 thì TK mẹ là 111)

Tài khoản sổ cái

1- Là tài khoản sổ cái; 0-Không phải là tài khoản sổ cái

Tài khoản công nợ

0- Không theo dõi công nợ

1-Theo dõi công nợ (Khách hàng, nhà cung cấp, tạm ứng …)

Các TK theo dõi công nợ (131,331,1388,3388,141…)

Tên ngân hàng

Chỉ dùng cho các TK ngân hàng (112 chi tiết ngân hàng)

Số TK ngân hàng

Số hiệu TK ngân hàng tương ứng TK

Nhóm tài khoản 1

Phân nhóm cấp 1 cho tài khoản

Nhóm tài khoản 2

Phân nhóm cấp 2 cho tài khoản

Nhóm tài khoản 3

Phân nhóm cấp 3 cho tài khoản

2.2.2.      Danh mục khách hàng

(Danh mục khách hàng)

Chức năng hướng dẫn sử dụng các phím của danh mục khách hàng tương ứng trên thanh ngang màu xanh.

F3: Sửa danh mục.

                        F4: Thêm mới danh mục.

                        F5: Tìm theo tên.

                        F6: Đổi mã khách hàng.

                        F8: Xóa khách hàng.

                        F10: Sắp xếp.

                        Ctrl+F: Tìm nhanh mã khách hàng.

                        ESC: Quay ra.

Giải thích thông tin:

Chỉ tiêu

Diễn giải

Mã khách

Mã hiệu khách hàng(Xem phần danh mục)

Tên khách

Tên khách hàng thường dùng

Địa chỉ

Địa chỉ khách hàng

Đơn vị / Cá nhân

Đơn vị: Các doanh nghiệp, tổ chức, HTX …

Cá nhân: Cán bộ CNV, đối tượng đơn lẻ khác

Đối tác

Người đại diện thường đến giao dịch

TK ngầm định

Tài khoản phát sinh chủ yếu của khách hàng

Hạn thanh toán ngầm định

Thời hạn thanh toán ngầm định của khách hàng

Nhóm khách hàng 1

Phân nhóm quản lý cấp 1

Nhóm khách hàng 2

Phân nhóm quản lý cấp 2

Nhóm khách hàng 3

Phân nhóm quản lý cấp 3

Mã số thuế

Mã số thuế GTGT của khách hàng

Các thông tin khác

Các thông tin chi tiết của khách hàng khác nếu có

 

2.2.3.      Danh mục vật tư, hàng hóa

(Danh mục vật tư)

Chức năng hướng dẫn sử dụng các phím của danh mục vật tư tương ứng trên thanh ngang màu xanh.

        F3: Sửa danh mục.

                        F4: Thêm mới danh mục.

                        F5: Tìm theo tên.

                        F6: Đổi mã vật tư.

                        F8: Xóa vật tư.

                        F10: Sắp xếp.

                        Ctrl+F: Tìm nhanh mã vật tư.

                        ESC: Quay ra.

Giải thích thôn tin:

Chỉ tiêu

Diễn giải

Mã vật tư

Mã vật tư (Xem phần danh mục)

Tên vật tư

Độ dài 280 ký tự được gõ vào tên và quy cách

Tên 2

Tên tiếng anh của vật tư

Đơn vị tính

 

Tài khoản kho

Tài khoản theo dõi tồn kho của vật tư

Tài khoản giá vốn

Dùng ngầm định Định khoản giá vốn khi xuất bán

Tài khoản doanh thu

Dùng ngầm định Định khoản doanh thu khi xuất bán

Tài khoản hàng bán bị trả lại

Dùng ngầm định Định khoản bị trả lại

Tài khoản sản phẩm dd

Dùng khi tính giá thành sản xuất cho vật tư này

Theo dõi tồn kho

0-Không theo dõi tồn kho

1-Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho

1-Giá bình quân gia quyền (TB) cả tháng

2- Giá đích danh

3-Giá NTXT

4-Giá bình quân gia quyền (TB) di động

Nhóm vật tư 1

Phân nhóm cấp 1 của vật tư

Nhóm vật tư 2

Phân nhóm cấp 2 của vật tư

Nhóm vật tư 2

Phân nhóm cấp 2 của vật tư

Số lượng tồn tối thiểu

Cảnh báo lượng tồn thấp nhất

Số lượng tồn tối đa

Cảnh báo lượng tồn cao nhất

2.2.4.      Danh mục tài sản:

(Danh mục tài sản)

Chức năng hướng dẫn sử dụng các phím của danh mục tài sản tương ứng trên thanh ngang màu xanh.

        F3: Sửa danh mục.

                        F4: Thêm mới danh mục.

                        F5: Vào chi tiết tăng giảm tài sản.

                        F8: Xóa tài sản.

                        ESC: Quay ra.

Giải thích thông tin:

Chỉ tiêu

Diễn giải

Số thẻ TSCĐ

Mã tài sản (Xem phần mã danh mục)

Tên tài sản

Tên tài sản

Hệ số sử dụng

Xác định bộ phận nào sử dụng tài sản đó

Hệ số quản lý

Lấy từ danh mục hệ số quản lý

Tự động / Bán tự động

1- Tự động

2- Bán tự động

Nhóm tài sản 1

Phân nhóm quản lý cấp 1

Nhóm tài sản 2

Phân nhóm quản lý cấp 2

Nhóm tài sản 3

Phân nhóm quản lý cấp 3

Nước sản xuất

Nước sản xuất của tài sản

Năm sản xuất

Năm sản xuất của tài sản

Lý do tăng tài sản

Lấy từ danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Bộ phận sử dụng

Bộ phận nào sử dụng tài sản khai báo

Tài khoản TSCĐ

Tài khoản theo dõi của TSCĐ khai báo

Tài khoản khấu hao

Tài khoản theo dõi khấu hao của TSCĐ

Tài khoản chi phí

Tài khoản để phân bổ khấu hao TSCĐ

Ngày tăng TSCĐ

Ngày mua tài sản

Ngày ghi nhận GTCL

Ngày bắt đầu khai báo tài sản vào chương trình

Ngày bắt đầu tính khấu hao

Ngày bắt đầu theo dõi khấu hao

Tính khấu hao

0- Không tính khấu hao

1- Tính khấu hao

2- Hết khấu hao

Số tháng KH còn lại

Số tháng còn phải khấu hao

Tỷ lệ khấu hao 1 tháng

Là tỷ lệ đăng ký trích khấu hao của TSCĐ / tháng

Nguyên giá: Chia theo NV

Nguyên giá mua của TS được chia theo các loại NV khách nhau

Giá trị đã KH: Chia theo NV

Giá trị TS đã KH tính đến thời điểm khai báo TS vào chương trình

Giá trị còn lại: Chia theo NV

Bằng nguyên giá của TS trừ đi giá trị đã khấu hao

Giá trị KH 1 tháng: Chia theo NV

Chọn trong tham số tùy chọn

1- Nguyên giá / Số tháng KH còn lại

2- Giá trị còn lại / Số tháng KH còn lại

 

Các danh mục khác có chức năng và nội dung tương ứng

2.2.5.      In danh mục

Khi nhập xong các thông tin cơ bản của phần mềm, các bạn muốn phổ biến phương pháp tạo lập và cách quản lý hệ thống, bạn in danh mục ra và cung cấp hoặc giải trình phương pháp của mình.

Vào các phân hệ tương ứng để in danh mục cần thiết ví dụ:

2.2.6.      Phân nhóm các loại danh mục

Việc phân nhóm nhằm mục đích cuối cùng là đem lại hiệu quả quản lý tốt nhất các thông tin đặc biệt đối với các đơn vị có khối lượng dữ liệu khá lớn.

Các phím sử dụng:

                        F3 - Sửa nhóm.

                        F4 - Thêm nhóm.

                        Ctrl + F6: Phân nhóm.

                        F8 - Xóa nhóm.

Việc phân nhóm của danh mục được chi thành 3 cấp:

                        Nhóm danh mục 1: Nhóm cấp 1.

                                    Nhóm danh mục 2: Nhóm cấp 2.

                                                Nhóm cấp 3: Nhóm cấp 3.

Sau mỗi thao tác đối với việc phân nhóm, tùy vào ý muốn mà người sử dụng có thể kế thúc bằng các nút lệnh Nhận hay Hủy  hoặc Alt + N hay Alt + H

2.3. Phân hệ cập nhật chứng từ kế toán

Phân hệ chứng từ kế toán bao gồm các loại chứng từ nhập liệu kế toán.

Thao tác nhập chứng từ

Mỗi nghiệp vụ phát sinh, chương trình tạo một Form (màn hình) nhập liệu khác nhau.

Các loại màn hình nhập liệu (chứng từ) tiêu biểu.

            Phiếu kế toán (Các nghiệp vụ kế toán khác)

            Ngân hàng (hạch toán nghiệp vụ ngân hàng, giấy báo có, giấy báo nợ)

Phiếu thu tiền mặt.

Phiếu chi tiền mặt.

Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.

Hóa đơn hàng từ nhiều kho (Xuất vật tư ở nhiều kho trên một chứng từ, hóa đơn)

Phiếu nhập hàng bán bị trả lại (hạch toán hàng hóa vật tư bị trả lại từ khách hàng)

Hóa đơn bán dịch vụ (chỉ nhập tiền, không nhập lượng)

Bù trừ công nợ (Bút toán bù trừ công nợ giữa hai hay nhiều đối tượng khách hàng)

Nhập mua hàng hóa vật tư.

Phiếu nhập khẩu (Hạch toán vật tư hàng hóa nhập khẩu)

Phiếu nhập chi phí (Hạch toán chi phí cho hàng nhập khẩu)

Hóa đơn mua dịch vụ (Chỉ nhập tiền, không nhập lượng)

Phiếu thanh toán tạm ứng (tạm ứng, hoàn ứng)

Phiếu nhập kho (Nhập sản xuất, thu hồi vật tư…)

Phiếu xuất kho (Xuất vào sản xuất …)

Các nút lệnh làm việc với màn hình nhập liệu (chứng từ)

Mới: Tạo một chứng từ mới hoặc nhấn F4

Sửa: Sửa một chứng từ đã ghi vào máy hoặc nhấn F3

Xóa: Loại bỏ một chứng từ đã ghi vào máy hoặc nhấn F8

In phiếu:In chứng từ để làm chứng từ gốc hoặc nhấn F7

Lọc phiếu:Tìm lại một chứng từ đã lưu vào máy hoặc nhấn F9

Quay ra: Thoát khỏi làm việc nhập chứng từ hoặc nhấn ESC

Báo cáo: Vào phân hệ báo cáo nhanh hoặc nhấn Alt + B

Coppy chứng từ: Coppy chứng từ đã chọn sang ngày hạch toán khác hoặc nhấn F5

Nhận: Ghi chứng từ vào máy hoặc nhấn Ctrl + Enter

Hủy: Loại bỏ một chứng từ chưa ghi hoặc nhấn ESC

Khi thực hiện các thao tác này, bạn để ý đến các chữ cái được gạch chân trên nút lệnh, dùng tổ hợp phím Alt + Chữ cái được gạch chân đó, bạn sẽ có được kết quả như khi kích (Click) chuột

Ngoài ra còn có thông tin của chứng từ: được cập nhật vào thời gian nào (ngày, giờ) và do ai cập nhật.

Nhập một chứng từ

Khi vào chi tiết từng loại chứng từ tương ứng (ví dụ phiếu thu tiền mặt)

Trong màn hình nhập chứng từ có các nội dung chi tiết như:

Các chức năng như thêm mới chứng từ, sửa, xóa, in phiếu, quay ra, vào báo cáo nhanh, và coppy chứng từ có thể dùng các phím tắt nhanh tưng ứng hoặc ấn đồng thời 2 phím Alt + các chữ cái được gạch dưới tương ứng.

Ngoài ra còn có thôn tin người lập phiếu, ngày giờ lập phiếu, và người sửa chứng từ 

Cấu trúc của một chứng từ bao gồm 3 phần

Phần đầu chứng từ

Phần cơ bản.

Nhập các thông tin chủ yếu như: Số chứng từ, Ngày chứng từ, Khách hàng …

Phần chi tiết chứng từ

Thế hiện dưới dạng cột.

Nhập các thông tin chi tiết của chứng từ.

Phần cuối chứng từ

Phần tổng cộng.

Phần này dùng để khai báo thuế GTGT.

Các thông tin chung: Mỗi ô là một thông tin.

Các giá trị tra cứu: Mã khách, Mã vụ việc, Tài khoản, Tài khoản đối ứng, Mã khoản mục, Mã sản phẩm…           

Trong trường hợp bạn gõ giá trị từ bàn phím.

Nếu đúng mã với mã đã đăng ký: Chương trình sẽ chọn.

Nếu sai với mã khách đã đăng ký, tài khoản… Chương trình sẽ hiện ra danh mục tương ứng  -> F5 – Gõ tìm theo tên. ^F/G – Tìm như Windows.

Các giá trị nhập từ bàn phím: Số chứng từ, ngày chứng từ, số tiền, diễn giải …    

Nội dung phiếu thu

Thông tin mã khách, người nộp tiền, địa chỉ, số dư tức thời, diễn giải nội dung phiếu thu, số chứng từ, ngày lập phiếu … là các thông chi tiết trong phiếu.

F7: In phiếu thu.

Chọn xem trước khi in hoặc in luôn

Mời các bạn xem tiếp phần II

Phần mềm kế toán
Liên hệ với chúng tôi
Tư vấn thiết kế website
Manager
hotline091 5256166
hotlineinfo@vinastyle.vn
Sales 02
hotline016 99125481
hotlinekinhdoanh@vinastyle.vn
Sales 01
hotline0966 256166
hotlinevinastyle.vn@gmail.com
Hỗ trợ phần mềm kế toán
Support
hotline0466814563
hotlineduongmanh@vinastyle.vn
Mr Mạnh
hotline0973 095568
hotlinenhatnam249@gmail.com